Elevadministrativt system

För att arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen ska kunna bedriva utbildning och uppfylla lagkrav har vi ett grundregister för administration av barn/elever/studerande, vårdnadshavare och skolpersonal.

Ändamålet med behandlingen

Vi använder det elevadministrativa systemet för att:

• administrera/handlägga barnomsorg (förskola/fritidshem) och utbildning inom förvaltningen
• tillhandahålla ett personregister över barn/elever/studerande, vårdnadshavare/anhöriga och skolpersonal
• tillhandahålla underlag för fakturering/utbetalning
• tillhandahålla personuppgifter till, samt styra tillgång/behörighet till andra integrerade system.

Rättslig grund

Olika rättsliga grunder blir aktuella beroende på uppgift/behandling. Arbetsuppgifterna som utförs med hjälp av vårt elevregister baseras på de rättsliga grunderna allmänt intresse, myndighetsutövning och avtal (det sistnämnda för förskola/fritidshem). Skolväsendets uppgifter fastställs i skollagen (2010:800), arkivlagen (1990:782), läroplaner, samt allmänna råd och andra styrdokument för utbildningsväsendet utgivna av skolverket, nämnden eller annan behörig instans.

Vi behandlar personuppgifter om:

• barn/elever/studerande
• vårdnadshavare/anhöriga/kontaktperson
• skolpersonal
• användare av systemet

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

• Personuppgifterna hämtas i huvudsak från folkbokföringen, Navet (skatteverkets system för distribution av folkbokföringsuppgifter till offentliga aktörer, det vill säga myndigheter, kommuner och regioner)
• Uppdatering av vår administrativa personal
• Uppgifter du själv tillhandahållit
  

Mottagare av personuppgifterna:

Inom kommunen:

• Behöriga systemanvändare
• Andra interna system via teknisk integration.
• Stadsarkivet (avser de uppgifter som skall bevaras).

Utanför kommunen:

• Berörda systemleverantörer
• Statistiska centralbyrån (SCB), Centrala studiestödsnämnden (CSN), Universitets- och högskolerådet (UHR), Skolverket samt Försäkringskassan
• Samverkan med andra skolor
• Uppgifter kan komma lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen efter sekretessprövning.

Överföring till tredje land?

Nej.

Lagring

Följande information kommer att bevaras och så småningom flyttas till vårt stadsarkiv:

• Sammanställningar gällande nationella prov
• Förteckningar på inskrivna barn
• Elevhistorik
• Betygskataloger

Olika gallringstider gäller för olika skolformer. Beroende på uppgift kan gallringstiden variera mellan 1 år fram till att aktiv skolplacering/utbildning avslutas.

Dina personuppgifter kommer inte användas för automatiserade beslut eller profilering.