I det första steget tas ärendet emot av Lantero, som tillhandahåller den tekniska lösningen för visselblåsarfunktionen. Ärenden skickas vidare till en intern utredningsgrupp inom Luleå kommun som kommer att bedöma ärendet och eventuellt lämna rekommendation för vidare åtgärder till berörd verksamhet. Vid misstanke om mycket allvarliga missförhållanden sker utredning av extern part.