Verksamhetsnära blanketter, arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen

Ändamålet med behandlingen
Vi samlar personuppgifter för att kunna administrera elevavtal för lån av skoldator.

Rättslig grund
Avtal.

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser

• Elev: personnummer, namn (underskrift)
• Vårdnadshavare: personnummer, namn (underskrift)
  

Mottagare av personuppgifterna
Uppgifterna sparas på berörd skola.

Överföring till tredje land?
Nej.

Lagring
Avtalen sparas i pärm på berörd skola/enhet. Gallras i samband med återlämnande av skoldator eller i samband med byte av skola (nytt avtal tecknas med den nya skolan).

Ändamålet med behandlingen
Vi samlar in personuppgifter för administration av barnomsorgsavgift.

Rättslig grund
Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse.

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser
Behandlingen omfattar följande typer av personuppgifter för:

• Barn: personnummer, namn.
• Vårdnadshavare: personnummer, namn, adress, telefon.
  

Mottagare av personuppgifterna
De uppgifter som lämnas i samband med ansökan kommer att förtecknas i ett databaserat register hos arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen i Luleå kommun.

Överföring till tredje land?
Nej.

Lagring
Informationen kommer att sparas och gallras enligt det regelverk som finns fastställt av barn- och utbildningsnämnden (dokumenthanteringsplanen). Dokumentet sparas i arkiv (gallras 1 år efter placering upphört).

Ändamålet med behandlingen
Vi samlar in personuppgifter för administration av barnomsorgsavgift.

Rättslig grund
Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse.

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser
Behandlingen omfattar följande typer av uppgifter för:

• Barn: personnumer, namn, placering (förskola/avdelning), närvaro (dag/tid)
• Platsinnehavare: namn (underskrift).
  

Mottagare av personuppgifterna
Aktuell förskola. Uppgifterna noteras även i ett databaserat register hos arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen i Luleå kommun.

Överföring till tredje land?
Nej

Lagring
Informationen kommer att sparas och gallras enligt det regelverk som finns fastställt av barn- och utbildningsnämnden (dokumenthanteringsplanen). Blanketten sparas i pärm (1 år) efter avslutad placering.

Ändamålet med behandlingen
Syftet och ändamålet för behandlingen av personuppgifter är för att inhämta underlag för beslut om rätt till fritidsplats utifrån behov av särskilda skäl.

Rättslig grund
Allmänt intresse (skollagen (2010:800) 14 kap. 5, 6 §§)

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser
För barnet: Namn, personnummer, adress
För vårdnadshavare: namn, personnummer, e-postadress och telefonnummer

Mottagare av personuppgifterna
Arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen.

Överföring till tredje land?
Nej

Lagring
Ansökan gallras efter ett år.

Ändamålet med behandlingen
Vi samlar personuppgifter för att kunna administrera din ansökan.

Rättslig grund
Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse.

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser
Behandlingen omfattar följande typer av uppgifter för:

• Barn: personnummer, namn, kön, adress, önskad skola, behov av fritidshemsplacering, syskons namn och personnummer
• Vårdnadshavare: personnummer, namn, kön, telefon (hem/arbete), adress.
  

Mottagare av personuppgifterna
De uppgifter som lämnas i samband med ansökan kommer att förtecknas i ett databaserat register hos arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen i Luleå kommun.

Överföring till tredje land?
Nej

Lagring
Informationen kommer att sparas och gallras enligt det regelverk som finns fastställt av barn- och utbildningsnämnden (dokumenthanteringsplanen).

Ändamålet med behandlingen
Rätten till mottagande i anpassad grundskola prövas via en skolformsutredning. I samband med detta samlar vi in personuppgifter för att avgöra om en elev har rätt att tas emot inom anpassade grundskolans verksamhet eller inte. Följande handlingar ingår i en skolformsutredning:

• Medgivande till skolformsutredning (blankett undertecknas av vårdnadshavarna)
• Medgivande till förnyad skolformsutredning - gäller vid misstanke om att mottagen elev inte tillhör målgruppen för anpassad grundskola (blankett undertecknas av vårdnadshavarna) 
• Pedagogisk bedömning
• Psykologiskt testmaterial
• Psykologisk bedömning
• Medicinsk bedömning
• Social bedömning
• Medgivande till mottagande i anpassad grundskola
  (blankett "Mottagande i anpassad grundskola" undertecknas av vårdnadshavarna)
• Delegationsbeslut om mottagande till anpassad grundskola, information till BUN (Barn-och utbildningsnämnden)
• Medgivande till mottagande på försök i anpassad grundskola (blankett "Mottagande på försök i anpassad grundskola" undertecknas av vårdnadshavarna).

Rättslig grund

• Samtycke (gäller för medgivande till skolformsutredning och mottagande i anpassad grundskola)
• Myndighetsutövning (enligt skollagen 2010, 7 kap, 5 §)

Vårdnadshavare har rätt att när som helst under skolformsutredningen avbryta processen och återkalla sitt medgivande. Medgivandet gäller aktuell skolformsutredning vilket antingen avslutas i samband med att beslut fattats i mottagandeteamet eller om skolformsutredningen avbryts. För att återkalla ditt medgivande/samtycke vänd dig till barnets rektor.

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser
Behandlingen omfattar följande typer av uppgifter:

• Elev: personnummer, namn, utredningsresultat (pedagogisk, psykologisk, medicinsk, social bedömning), beslut och motivering. Nuvarande skola och årskurs, önskemål om placering.
• Vårdnadshavare: namn, adress, telefon (tfn bostad, tfn mobil, tfn arbete), e-postadress, namnteckning.

Mottagare av personuppgifterna
De fyra bedömningarna, beslut om rätt till mottagande i anpassad grundskola samt vårdnadshavares medgivande om mottagande lagras i anpassade grundskolans arkiv.

Insamlat material som utredningen innefattar, exempelvis psykologiskt testprotokoll, hanteras endast av person som genomför respektive utredning i sin yrkesroll.

Resultat och utlåtanden från medicinsk och psykologisk bedömning finns även dokumenterat i respektive professions journal. Psykologiskt testmaterial förvaras i separat arkivskåp.

Kopia av beslut till rätt om mottagande finns även hos rektor som initierat skolformsutredningen samt hos Resurscentrum.

Delegationsbeslut (information till barn- och utbildningsnämnden) lagras i kommunen diarium.

Byte av skolform kommer också att förtecknas i ett databaserat register hos barn- och utbildningsförvaltningen i Luleå kommun.

Överföring till tredje land?
Ja, vid psykologutredning. Landet har adekvat skyddsnivå enligt Integritetsskyddsmyndigheten. Verksamheten har även vidtagit extra skyddsåtgärder.

Lagring
Informationen kommer att sparas och gallras enligt det regelverk som fastställts av barn- och utbildningsnämnden (dokumenthanteringsplanen).

Dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen
Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du vissa rättigheter, mer om dessa kan du läsa vid www.lulea.se/auf/personuppgifter Länk till annan webbplats.. Notera att för behandlingarna gällande mottagande i anpassad grundskola kan det finnas andra lagstiftningar som kan påverka vilka handlingar som kan lämnas ut.

Beslut om skriftlig varning enligt 5 kap. 11 § skollagen (2010:800)

Ändamålet med behandlingen
Om en elev i förskoleklass, grundskola, grundsärskola, specialskola, sameskola, gymnasieskola eller gymnasiesärskola vid upprepade tillfällen stört ordningen eller uppträtt olämpligt kan rektor tilldela en skriftlig varning. En sådan varning skall innehålla information om orsak till varningen och vilka åtgärder som kan komma att vidtas om eleven inte ändrar sitt beteende. Elevens vårdnadshavare skall informeras om rektorns beslut.

Rättslig grund
Myndighetsutövning (enligt 5 kap. 11 § skollagen (2010:800))

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser

• Barn/elever: personnummer och namn, klass, skola.
• Vårdnadshavare: namn på vårdnadshavare.
• Rektor: Namn.

Mottagare av personuppgifterna
Beslutet lagras i elevhälsans journalsystem samt delges elev/vårdnadshavare.

Överföring till tredje land?
Nej

Lagring
Sparas i elevhälsans journalsystem. Pappersoriginalet förstörs.

Beslut om tillfällig omplacering enligt 5 kap. 12 § skollagen (2010:800)

Ändamålet med behandlingen
Om en elev i förskoleklass, grundskola, grundsärskola, specialskola, sameskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola, vid upprepade tillfällen stört ordningen eller uppträtt olämpligt kan rektor besluta att en elev ska följa undervisningen i en annan undervisningsgrupp än den som eleven annars hör till eller undervisas på annan plats inom samma skolenhet. Elevens vårdnadshavare skall informeras om rektorns beslut.

Rättslig grund för behandlingen
Myndighetsutövning (enligt 5 kap. 12 § skollagen (2010:800))

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser

• Barn/elever: personnummer och namn, klass, skola.
• Vårdnadshavare: namn på vårdnadshavare.
• Rektor: Namn.

Mottagare av personuppgifterna
Beslutet lagras i elevhälsans journalsystem samt skall delges elev/vårdnadshavare.

Överföring till tredje land?
Nej

Lagring
Sparas i elevhälsans journalsystem. Pappersoriginalet förstörs.

Beslut om tillfällig placering vid en annan skolenhet enligt 5 kap. 13 § skollagen (2010:800)

Ändamålet med behandlingen
Om en elev vid upprepade tillfällen stört ordningen eller uppträtt olämpligt och tidigare åtgärder enligt 12 § inte är tillräckligt ingripande eller på grund av andra omständigheter inte är möjliga att genomföra, får rektorn besluta att en elev tillfälligt ska följa undervisningen vid en annan skolenhet.

Elevens vårdnadshavare skall informeras om rektorns beslut.

Rättslig grund för behandlingen
Myndighetsutövning (enligt 5 kap. 13 § skollagen (2010:800))

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser

• Barn/elever: personnummer och namn, klass, skola.
• Vårdnadshavare: namn på vårdnadshavare.
• Rektor: Namn (både på avlämnande och mottagande enhet).

Mottagare av personuppgifterna
Beslutet lagras i elevhälsans journalsystem samt skall delges elev/vårdnadshavare.

Överföring till tredje land?
Nej

Lagring
Sparas i elevhälsans journalsystem. Pappersoriginalet förstörs.

Beslut om avstängning enligt 5 kap. 14-15 §§ skollagen (2010:800)

Ändamålet med behandlingen
En rektor i grundskolan, specialskolan och sameskolan kan besluta att stänga av en elev helt eller delvis om:

1. det är nödvändigt med hänsyn till övriga elevers trygghet och studiero
2. syftet med åtgärder enligt 7, 8 och 11 § inte uppnåtts eller det finns andra särskilda skäl med hänsyn till elevens beteende, och
3. eleven erbjuds kompensation för den undervisning som han eller hon går miste om på grund av avstängningen
   

Rättslig grund
Myndighetsutövning (enligt 5 kap. 14-15 §§ skollagen (2010:800))

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser

• Barn/elever: personnummer och namn, klass, skola.
• Vårdnadshavare: namn på vårdnadshavare.
• Rektor: Namn.

Mottagare av personuppgifterna
Beslutet meddelas huvudmannen för skolan (barn- och utbildningsnämnden) och socialnämnden.

Beslutet lagras i elevhälsans journalsystem och kopia på beslutet lämnas till elev/vårdnadshavare.

Överföring till tredje land?
Nej

Lagring
Sparas i elevhälsans journalsystem samt kommunens digitala diarium.

Ansökan om uppskjuten skolplikt

Ändamålet med behandlingen
Vi samlar personuppgifter för att kunna administrera din ansökan.

Rättslig grund för behandlingen
Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse (enligt 7 kap. 10 § skollagen).

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser
Behandlingen omfattar följande typer av personuppgifter för:

• Barnet: personnummer, namn, motivering (särskilda skäl).
• Vårdnadshavare: personnummer, namn, kontaktuppgifter.
  

Mottagare av personuppgifterna
De uppgifter som lämnas i samband med ansökan kommer att förtecknas i ett databaserat register hos arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen i Luleå kommun.

Överföring till tredje land?
Nej

Lagring
Informationen kommer att sparas och gallras enligt det regelverk som finns fastställt av barn- och utbildningsnämnden (dokumenthanteringsplanen).

Ändamålet med behandlingen
Enligt skollagen (7 kap. 10 §) inträder skolplikten höstterminen det kalenderår då barnet fyller sex år, men ett barn kan tas emot i förskoleklassen redan höstterminen det kalenderår då barnet fyller fem år. Beslutet har fattats med stöd av barn- och utbildningsnämndens delegationsordning.

Rättslig grund
Myndighetsutövning (enligt skollagen (7 kap. 10 §)) 

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser
Personnummer och namn

Mottagare av personuppgifterna
Diariet, elevregistret, vårdnadshavare, barn- och utbildningsnämnden

Överföring till tredje land?
Nej.

Lagring
Informationen kommer att sparas och gallras enligt det regelverk som finns fastställt av barn- och utbildningsnämnden (dokumenthanteringsplan).

Beslut om uppflyttning till högre årskurs - enligt skolförordning (2011:185) 4 kap 7§

Ändamålet med behandlingen
Rektor får besluta att en elev ska flyttas till en högre årskurs än den som eleven redan tillhör eller normalt ska tillhöra. Gäller om eleven har goda förutsättningar att delta i utbildningen i den högre årskursen och vårdnadshavare medger det.

Rättslig grund
Myndighetsutövning (enligt Skolförordning (2011:185) 4 kap 7§)

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser

• Elev: Personnummer, namn, adress.
• Rektor: Namn, kontaktuppgifter (telefonnr och e-post).
• Vårdnadshavare: Namn (underskrift).

Personuppgifter kan även förekomma i fritextfält.

Mottagare av personuppgifterna
Diariet, elevregistret, journalsystemet för elevhälsan och vårdnadshavare.

Rektor skannar dokumentet till Elevhälsans journalsystem.

Uppgift om klass ändras i elevregistret.

Pappersoriginalet lämnas till vårdnadshavare.

Överföring till tredje land?
Nej.

Lagring
Informationen kommer att sparas och gallras enligt det regelverk som finns fastställt av barn- och utbildningsnämnden (dokumenthanteringsplan).

Rektors beslut bevaras och överlämnas till stadsarkivet efter 5 år.

Ändamålet med behandlingen
Vi samlar in personuppgifter för att kunna administrera din ansökan.

Rättslig grund
Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna utföra en uppgift av allmänt intresse. För att en arbetsuppgift ska vara av allmänt intresse ska den regleras i svensk lagstiftning eller lagstiftningen inom EU. Det betyder att de aktuella personuppgifterna måste behandlas för att utföra ett uppdrag som är reglerat i lagstiftning eller som det är fattat beslut om

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser
Behandlingen omfattar följande typer av uppgifter om:

• Barnet: personnummer/dossiernummer, namn, nuvarande placering.
• Vårdnadshavare: personnummer/dossiernummer,kontaktuppgifter,

Mottagare av personuppgifter
Utredare på arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen.

Överföring till tredje land
Nej

Lagring
Ansökningar lagras i 1 år.