Diarium och digital förvaringsplats, barn- och utbildningsförvaltningen

Inom barn- och utbildningsförvaltningen finns allmänna handlingar som omfattas av offentlighetsprincipen och andra lagkrav. För att efterleva dessa har vi ett system för diarieföring och en separat förvaringsplats för de handlingar som inte finns i ett verksamhetssystem.

Ändamålet med behandlingen

Barn- och utbildningsförvaltningen har detta system och förvaringsplats för att:

• diarieföra och söka fram allmänna handlingar
• arkivera allmänna handlingar som ska bevaras
• tillhandahålla allmännan handlingar vid begäran.

Rättslig grund

Olika rättsliga grunder blir aktuella beroende på uppgift/behandling. Hanteringen och lagringen för dessa behandlingar baseras på de rättsliga grunderna allmänt intresse och myndighetsutövning. Det som styr hur vi behandlar allmänna handlingar är

• Tryckfrihetsförordning (1949:105)
• Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)
• Arkivlag (1990:782)
• Förvaltningens dokumenthanteringsplan
• Andra styrdokument för utbildningsväsendet utgivna av Skolverket, nämnden eller annan behörig instans.

Vi behandlar personuppgifter om:

• Barn/elever
• Vårdnadshavare/anhöriga/kontaktperson
• Personal
• Medborgare
• Leverantörer

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

• Barn/elev
• Vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen
• Medborgare
• Friskolor
• Annan förvaltning inom kommunen
• Annan kommun
• Annan myndighet
• Leverantörer
• Uppgifter du själv tillhandahållit

Mottagare av personuppgifterna:

Inom kommunen:

• Behöriga systemanvändare
• Andra interna tjänstepersoner som har behörighet till systemet och/eller förvaringsplatsen
• Stadsarkivet (avser de uppgifter som ska bevaras)
• Medborgare, företag och så vidare på begäran enligt offentlighetsprincipen efter sekretessprövning.

Utanför kommunen:

• Medborgare, företag osv på begäran enligt offentlighetsprincipen efter sekretessprövning

Överföring till tredje land?

Nej.

Lagring

Följande information kommer att bevaras och så småningom flyttas till vårt stadsarkiv:

• Allmänna handlingar som ska bevaras.

Olika gallringstider gäller för olika behandlingar. Beroende på behandling kan gallringstiden variera allt ifrån inaktuell behandling till avslutad skolgång, exempelvis allt från några månader till flera år, enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan.

Dina personuppgifter kommer inte användas för automatiserade beslut eller profilering.