De personuppgifter som behandlas om ditt barn och/eller dig görs främst för att verkställa skollagen och läroplanen.
Syftet med denna behandling är att administrera, tillhandahålla och/eller handlägga:
- Barnomsorg (förskola/fritids)
- Grundskola/grundsärskola (betyg, ekonomiunderlag, nationella prov, praktik)
- Gymnasieskola/gymnasiesärskola (betyg, ekonomiunderlag, nationella prov, antagning, praktik/APL)
- Kulturskola
- Lärplattformen (dokumentation för elevutveckling, närvaro/frånvaro)
- Schemaläggning
- Skolskjuts
- Skolmåltider, specialkost
- Elevhälsa
- Skolapplikationer
- Skoldatorer/Chromebooks/iPads
- Skolfotografering
- Studie- och yrkesvägledning
- Arkiv (pappers- och/eller digitala arkiv)
- Anmälningar om tillbud, olycksfall och kränkande behandling (elever)
- Office 365, digital kommunikations- och samarbetsplattform för skolan
- Enkäter, formulär, nyhetsbrev och e-post
- Självservice via e-tjänster och blanketter (interna/externa tjänster)
Vad gäller elevhälsan är den en självständig verksamhet inom barn- och utbildningsförvaltningen, vilket innebär att elevhälsans personal inte hur som helst kan överlämna personuppgifter till annan personal på skolan. Inom barn- och elevhälsan förekommer ofta sekretess och just denna verksamhet måste förhålla sig till fler lagar än till exempel skollagen och GDPR, såsom hälso- och sjukvårdslagen och patientdatalagen. Detta kan påverka vad barn- och elevhälsan får och inte får göra utifrån ett dataskyddsperspektiv. Vi kommer inte att behandla sådana uppgifter om ditt barn eller dig som inte är relevanta för det ändamål för just den insats som ditt barn och du är mottagare av. Det är bara de personer som behöver ditt barns och/eller dina uppgifter för att kunna utföra sina arbetsuppgifter som har tillgång till dem.
Barn- och utbildningsförvaltningen använder även ett digitalt analys- och planeringsverktyg, som innehåller information om befolkningsprognoser, hyrda lokaler samt uppgifter om barn/elever i alla skolformer. Detta verktyg används för uppföljning och statistik och där informationsförsörjning sker via våra verksamhetssystem (dvs spegling av grunddatat, samma data som finns i verksamhetssystemen).
Personuppgifter kan även förekomma i andra analysverktyg (enkäter, formulär eller nyhetsbrev) som tagits fram för statistik eller informationssyfte. Barn- och utbildningsförvaltningen använder även ett digitalt register (diarium) där inkommande, utgående och upprättade handlingar registreras.
De rättsliga grunder som är aktuella för barn- och utbildningsförvaltningen är främst sådan som är nödvändig för att utföra uppgift av allmänt intresse eller har samband med myndighetsutövning och rättslig förpliktelse.
Att ordna och bedriva barnomsorg och utbildning är i många fall en uppgift av allmänt intresse genom de krav som ställs utifrån skollagens bestämmelser.
När det handlar om rättslig förpliktelse som grund så kan det handla om att vi måste kunna verkställa barnomsorg och utbildning enligt de krav som finns i skollagen – det kan exempelvis handla om att administrera ansökan om plats i förskola, pedagogisk omsorg och fritidshem, bevaka skolplikt och administrera val av skola, planera och organisera verksamhet för förskola, grundskola och grundsärskola, gymnasieskola, gymnasiesärskola ordna modersmålsundervisning eller studiehandledning på modersmålet.
När det handlar om myndighetsutövning inom våra verksamheter kan det röra områden som betygssättning, pröva och tillgodose rätt till skolskjuts, besluta om mottagande i särskola, särskilt stöd, åtgärdsprogram, disciplinära åtgärder samt hantera och utreda anmälan gällande diskriminering, trakasserier och kränkande behandling.
Kopplat till viss verksamhet används även den rättsliga grunden avtal. Det handlar om när det är frivillig pedagogisk verksamhet, till exempel placering i förskola och fritidshem eller när du hyr instrument av kulturskolan. I dessa fall tecknar du ett avtal med kommunen om detta.
I några begränsade fall kan det också handla om samtycke. Behandling som görs med samtycke som rättslig grund kan vara när exempelvis förskolan/skolan/kulturskolan/idrottsutbildningarna tar bilder (foto, film eller ljudupptagningar) för att lägga upp på sociala medier för att presentera sin verksamhet. I dessa fall inhämtar skolan ett samtycke från vårdnadshavare för barn/elever som är yngre än 15 år. Äldre elever kan lämna ett sådant samtycke själva.
Samtycke som rättslig grund rör de situationer där behandling av personuppgifter inte är kopplat till en uppgift för att fullgöra utbildning och som går utanför den utbildningsverksamhet som regleras i författning eller förordning, exempelvis skollagen.
