Behandling av personuppgifter, Lärplattformen

Här beskrivs hur vi behandlar personuppgifter i Unikum och i Tempus.

Unikum

Ändamålet med behandlingen

Unikum är en lärplattform för våra kommunala förskolor och skolor inom Luleå kommun.

I lärplattformen kommer personal, elever, vårdnadshavare åt elevens dokumentation och information och möjliggör kommunikation mellan hem och skola.

Rättslig grund

Allmänt intresse.

Att underlätta samarbete kring lärande och kvalitet, samt arbetet för personal, vårdnadshavare, barn och elever i utbildningsväsendet i enlighet med skollagen (2010:800), arkivlagen (1990:782), läroplaner, samt allmänna råd och andra styrdokument för utbildningsväsendet utgivna av Skolverket eller annan behörig myndighet.

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser

Behandlingen omfattar följande kategorier av registrerade:

• Studerande/elev/barn
• personal
• vårdnadshavare

Behandlingen omfattar följande personuppgifter:

• Personnummer
• Namn
• Kontaktuppgifter i form av mobil, e-post,
• Elektronisk identifikationsinformation, (exempelvis samordningsnummer, TF-nr, dossiernummer, det vill säga andra id-begrepp som används när den registrerade saknar ett svenskt personnummer samt där personnummer ej är önskvärda, till exempel systeminterna identitetsbegrepp).
• Rollinformation för användare,
• Profilbild,
• Geografisk position,
• Logginformation

I Unikum hanteras skyddsvärd information i form av betygsunderlag, omdömen, individuella utvecklingsplaner (IUP), stödinsatser. Övergångsdokumentation sparas i Unikums Arkiv och följer med barnet/eleven vid byte av skola och skolform inom Luleå Kommun.

Mottagare av personuppgifterna
Internt:

• Behöriga systemanvändare
• Interna system via teknisk integration.
• Stadsarkivet (avser de uppgifter som skall bevaras).

Externt:

• Berörda systemleverantörer
• Uppgifter kan komma lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen.

Överföring till tredje land?
Nej.

Lagring
Följande information kommer att bevaras och så småningom flyttas till vårt stadsarkiv: Betygsunderlag, individuella utvecklingsplaner (IUP), samtalsunderlag, överenskommelser, stödinsatser och säkra anteckningar.

Olika gallringstider gäller för olika skolformer (förskola, grund-/grundsärskola, gymnasiet/gymnasiesärskola) och beroende på uppgift kan gallringstiden variera mellan 1 år fram till att aktiv skolplacering avslutas.

Unikum - Arkiv

I Unikum hanteras skyddsvärd information, den kan endast ses av den personal som har koppling till ditt barn. Övergångsdokumentation sparas i Unikums Arkiv och följer med barnet/eleven vid byte av skola och skolform inom Luleå Kommun.

Övergångsdokumentation i grundskolan-och gymnasieskolan:

• Betygsunderlag, bedömning kunskaper, kunskapstabellen, extra anpassningar, särskilt stöd, säkra anteckningar, sparas 3,5 år.
• Samtal, individuella utvecklingsplaner (IUP), Planering och uppgifter, Matriser, Lärlogg, reflektion, sparas 1,5 år.

Övergångsdokumentation i förskolan:

• Extra anpassningar, särskilt stöd, säkra anteckningar, sparas 3,5 år.
• Samtal, Planering, Lärlogg, reflektion, sparas 1,5 år.

Samtycke i förskolan

I förskolan behöver du som vårdnadshavare lämna samtycke om du vill att övergångsdokumentationen följer med ditt barn till annan förskola eller skolform.

Utan samtycke sker ingen överföring av övergångsdokumentation.

Samtycke hanteras digitalt i Unikum och kan ges och återtas när som helst.

Inför varje läsårsstart blir du som vårdnadshavare påmind om dina val och kan uppdatera informationen.

Övergångsdokumentation som ska bevaras eller gallras hanteras enligt dokumenthanteringsplanen.

Tempus

Ändamålet med behandlingen

Tempus är ett system för schemaläggning och närvarohantering i förskola och på fritids. Tempus omfattar följande delar:

• Tempus Admin: En portal för verksamheten att administrera Tempus, kommunicera med vårdnadshavare och eller annan personal, planera mat och aktiviteter, se statistik och få en översikt över den faktiska närvaron.
• Tempus Hemma: Är ett webbaserat verktyg för närvaroregistrering för förskola/fritids. Genom verktyget kan vårdnadshavaren lägga schema, se/kontrollera närvaro, anmäla frånvaro, se historik för närvaro och scheman, göra inställningar på sitt Tempuskonto.
• Tempus Nu: Används för att checka in/ut barnet från verksamheten via pekskärm på avdelningen.

Det sker en synkronisering av data mellan dessa tre applikationer, men som vårdnadshavare använder du Tempus-hemma och Tempus-Nu.

Rättslig grund
Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtal kring barnomsorg.

Kategorier av personuppgifter som behandlingen avser

• Barn: personnummer, namn, bild/foto (valfritt), kostinformation, frånvaroanledning, närvaro/frånvaro.
• Vårdnadshavare: personnummer, namn, kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer), roll, id-nummer, användarnamn
• Hämtare: Namn, bild/foto (valfritt), telefonnummer, närvaro på ställe (hämtning/lämning).
• Personal hos den personuppgiftsansvarige: användar-id, användartyp/befattning, namn, e-postadress, enhets- och avdelningstillhörighet.

• Personuppgifter kan även förekomma i logginformation.

Mottagare av personuppgifterna
Internt:

• Behöriga systemanvändare
• Handläggare inom Luleå kommun

Externt:

• Berörd systemleverantör med underbiträden.
• Uppgifter kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen.

Överföring till tredje land?
Nej.

Lagring
Frånvaroanmälan och närvarodata (in- och utcheck) gallras efter 3 år. Användarkonton, schema, foto/bild, tidsbokning, data i blogg och kalenderhändelser gallras bort vid inaktualitet.

Gallring kan i vissa fall ske genom att uppgifterna anonymiseras. Det innebär att man raderar alla uppgifter som identifierar personen, men ger möjlighet för verksamheten att erhålla aggregerad statistik.

Mer om barn- och utbildningsförvaltningens personuppgiftsbehandling

Dina rättigheter enligt dataskyddsförordningen och hur du kan kontakta oss