Innovativt utvecklingsarbete
Här har vi samlat verktyg — metoder, övningar och mallar — för innovativt utvecklingsarbete. Verktygslådan kan användas såväl i förbättringsarbete av en tjänst eller process som redan finns, som i innovationsprocesser.
E-utbildning i innovativt utvecklingsarbete
Om du vill fördjupa dig ytterligare i innovativt utvecklingsarbete har vi tagit fram en e-utbildning, som du kan ta del av. Utbildningen kräver inga förkunskaper och du kan gå den i din egen takt, när det passar dig.
E-utbildning i innovativt utvecklingsarbete 
Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
(för dig som är anställd inom Luleå kommun)
E-utbildning i innovativt utvecklingsarbete Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.
(öppen för alla)
Hitta snabbt på sidan
Förstå problemet
Det finns olika orsaker till att man behöver använda sig av innovativt utvecklingsarbete. Ibland kan det handla om en ny utmaning eller ett nytt behov som dykt upp hos verksamheten eller hos de vi är till för. Andra gånger kan det vara ett direktiv som behöver omsättas till konkreta åtgärder. Oavsett om det handlar om ett behov, en idé, en utmaning eller ett direktiv har vi valt att prata om dessa under samlingsbegreppet "problem".
Det första steget i innovativt utvecklingsarbete handlar om att förstå och ringa in problemet — varför uppstår det och vilka berörs av det? Här är några utvalda verktyg som hjälper dig att förstå problemet:
Definiera problemet, utmaningen eller behovet
Konceptbeskrivning är ett sätt att visualisera en idé, ett koncept eller lösning som håller på att utvecklas. Den används för att översiktligt förklara konceptet för andra och agera som beslutsunderlag. Verktyget är ett levande dokument som kan uppdateras under ett innovativt utvecklingsarbetes gång.
Tidsåtgång: 20–90 minuter
Antal deltagare: 1–20
Material: Arbetsmall utskriven eller i digitalt format
Gör så här:
- Introducera verktyget.
- Fyll i konceptbeskrivningen efter bästa förmåga, under 10 minuter. Skriv bara de saker som gruppen är ganska säkra på.
- Reflektera över de saker som gruppen inte hade svar på. Vad behöver göras för att adressera dessa saker?
- Addera nya beskrivningar eftersom gruppen kommer till nya insikter under utvecklingsarbetet.
Analysera problemet
Problemträdet ett verktyg för att bena ut ett problem och kartlägga både dess orsaker samt vilka negativa effekter det för med sig.
Verktyget kan användas både för att kartlägga det ni redan vet och som ett levande dokument för att ta reda på nya saker.
Tidsåtgång: 10–30 minuter
Antal deltagare: 2–20 (i grupper om 2–4 personer)
Material: Verktyget utskrivet på A3/A4 eller uppritat på whiteboard
- Introducera verktyget och det problem som ska analyseras (5 min)
- Grupperna för dialog och skriver ner alla negativa effekter som uppstår pga problemet. (5 min)
- Sätt upp alla effekter i kronan på trädet. (5 min)
- Gruppera liknande effekter med varandra (5 min)
- Välj ut 3-4 effekter som ni vill bidra till att minska/ta bort. (5 min)
- Nu för grupperna dialog och skriver ner alla orsaker till problemet som de kan komma på. (5 min)
- Sätt upp alla orsaker vid rötterna på trädet. (5 min)
- Gruppera liknande orsaker med varandra (5 min)
- Välj ut 3-4 orsaker som ni tror är viktigast att hantera (5 min)
- Använd metoden 5 Why’s (fem varför, beskrivet nedan) för att hitta de underliggande orsakerna (rotorsaker). (15 min)
- Enas om vilka rotorsaker som ni kan, vill eller måste åtgärda för att bidra till att lösa problemet. (10 min)
Verktyget används för att komma till botten med ett orsakssamband eller ett behov. Teorin är att man behöver ställa frågan Varför? fem gånger innan man kommer fram till roten av ett problem.
Tidsåtgång: 30–60 minuter
Antal deltagare: 2–10
Material: Penna samt papper, whiteboard eller blädderblock
Gör så här:
- Skriv ner problemet så stort som möjligt på en whiteboard eller ett stort papper så att hela gruppen kan läsa det.
- Introducera verktyget samt problemet som ska analyseras, så att alla har förståelse av problemet och varför det är viktigt.
- Ställ frågan ”Varför har vi det här problemet?” till hela gruppen. Diskutera svaret och försök komma fram till någonting som är så specifikt som möjligt.
- Skriv ner svaret och ställ sedan frågan igen ”Varför har vi det här problemet?”
Upprepa processen till ni upplever att ni kommit till rotorsaken.
Tips för genomförandet
- Tänk på att hitta orsaker och inte symptom. För att vara säker på att det är en orsak ni pratar om, testa att formulera orsaken och sedan lägga till ”…och därför uppstår problemet”.
- Prata om processer, inte människor.
- Försök att inte gena i kurvorna, utan ställa en varför-fråga i taget.
- Basera problemen och orsakerna på kunskap och fakta.
Definiera målgrupperna
En målgruppsanalys kan ha flera syften, exempelvis:
- Få kunskap om vem som berörs av det vi vill utveckla
- Få kunskap om vad de behöver, vad de har för önskemål, drivkrafter etc.
- Involvera rätt personer i det innovativa utvecklingsarbetet
- Underlag för planering av kommunikationsaktiviteter
Gör så här
- Ta reda på syftet med målgruppsanalysen.
- Ringa in målgrupperna:
- Vilka målgrupper finns det som på något sätt berörs av förändringen/utvecklingen?
- Finns de inom eller utanför kommunen?
- Kan en målgrupp finnas i vår ”miljö” (djur, natur, etc.)?
- Finns det målgrupper inom målgruppen?
- Hur skiljer sig målgrupperna åt?
- Var finns målgrupperna?
- Finns det någon prioritering bland målgrupperna?
- Hur når vi de olika målgrupperna på bästa sätt?
- Vilka kommunikationskanaler är bäst att använda?
- Välj analysmetod:
T.ex. användarresa, intervju, persona, bli användare, observation - Samla in och analysera informationen om målgrupperna.
Kartlägg händelsekedjan
Verktyget är en visualisering av en händelsekedja, som visar t ex. vilka saker som sker när en tjänst eller produkt konsumeras av en användare. Verktyget används för att identifiera flaskhalsar och problemområden, men även för att se vad som flyter på bra.
Tidsåtgång: 10–30 minuter
Antal deltagare: 2–20 (i grupper om 2–4 personer)
Material: Verktyget utskrivet på A3/A4 eller uppritat på whiteboard
Gör så här:
- Introducera verktyget och vilket förlopp som ska analyseras
- Lista de saker som händer före, under och efter förloppet
- Definiera VAD som görs och VEM som gör det
- Identifiera flaskhalsar och problem som gruppen vet eller tror kan uppstå
- För dialog och identifiera områden som behöver förbättras eller behållas intakta
Workshopmetodik för att tillsammans med teamet beskriva aktviteter och beroenden mellan dessa.
Tidsåtgång: 60–120 minuter
Antal deltagare: 2–20
Material: Post-it lappar, självhäftande plast eller papper för att sätta upp på whiteboard eller vägg samt pennor till deltagare och whiteboard pennor (svart & röd)
Förberedelser:
- Avsätt tid för en workshop för att introducera metoden, avsätt egen tid för och sedan 60-120 för ett genomförande. Fundera på vilken frågeställning som workshopen ska ta ställning till. T ex.: ”Vilka aktiviteter ska göras för vårt exepriment”
- Läs in dig på metoden och ta fram material
- Förbered rummet, häng upp plast, dela ut post-it lappar och pennor till deltagare.
Workshop:
- Låt deltagare skriva ner aktiviteter för att uppnå målet på post-it lappar under tystnad. Häng upp lappar på plast efter hand. Tid ca 5-10 minuter.
- Nu får deltagare gå fram till tavlan och gruppera aktiviteter. Gruppering utgår från beroenden. Ta bort dubbletter och komplettera med nya lappar.
- Låt deltagare sätta sig på sina platser.
- I gemensamt plenum grupperas nu aktiviteter i tidsordning. Börja från vänster till höger. Rita beroenden med blyertspenna. När gruppen enats om ordning (tid) och beroenden (pilar) rita med whiteboard-pennan streck mellan aktiviteter. Notera den kritiska linjen (de aktiviteter som kommer att bli det som bestämmer hur lång tid allt kommer att ta).
Efterarbete:
- När du genomfört din workshop så behöver du dokumentera pildiagrammet i ett lämpligt verktyg såsom Power point, Word eller Excel. Har du använt dig av ett dgitalt verktyg så är det redan klart.
- Kommunicera resultatet till arbetsgruppen.
Tala med målgruppen
Verktyget är en visualisering av en stereotyp person som representerar en målgrupp. Här beskriver gruppen hur ett problem påverkar en person i olika perspektiv vilket skapar en djupare förståelse.
Tidsåtgång: 20–40 minuter
Antal deltagare: 3–20 (i grupper om 3 personer)
Material: Verktyget utskrivet på A3/A4 eller uppritat på whiteboard
Gör så här:
- Introducera verktyget och vilken målgrupp som ska analyseras
- Deltagarna för dialog om fakta kring personen, som ålder, kön, socialgrupp eller anat som kan vara relevant för att göra personen mer levande.
- Sedan går gruppen igenom de olika perspektiven och skriver ner de saker som de vet eller tror om personen.
- Deltagarna berättar för varandra i helgrupp och för en dialog för att addera fler saker.
Det bästa sättet att förstå behov, förväntningar och upplevelser hos dem du vill förbättra för är att prata med dem.
Att intervjua dem du vill förbättra för är nyckeln till att förstå dem. När du pratar med personer som berörs och får möjlighet att ställa frågor får du reda på deras erfarenhet, upplevelser, behov och förväntningar i deras egna ord. Kombinera gärna intervjuer med observationer när du undersöker behovet.
Tidsåtgång: 2–3 timmar
Antal deltagare: Minst två personer utöver den/de som intervjuas
Material: Dator eller anteckningsblock
Gör så här
- Börja med att bestämma vilka personer du ska intervjua. Prata i första hand med dem du vill förbättra för. Det är också bra att prata med personer i deras närhet, till exempel medarbetare som möter användarna. Om möjligt gör intervjun i deras kontext/miljö – där de bor, arbetar eller där användaren upplever/upplevt tjänsten.
- Skapa ett antal frågor du vill ha svar på. Börja med bredare frågor innan du frågor relaterar till din utmaning. Tänk på att helst vara två vid intervjun och bestäm roller – ena kan ställa frågor och den andra dokumenterar.
- Under intervjun, kom ihåg att ställa följdfrågor. Det är först då du kan förstå vad den bakomliggande orsaken är till varför personen tänker eller gör på ett visst sätt.
- Anteckna vad som sägs och görs under intervjun. Se till att skriva ner exakta citat från intervjupersonerna. Be dem upprepa vad de sa om du inte hörde eller glömmer medan du antecknar. Titta också på deras kroppsspråk när de berättar.
- Ta tid att summera intervjun genom att fånga in vad du eller teamet har lärt dig/er. Är ni är ett team är det bra att stämma av tillsammans innan summeringen görs. Berätta vad som överraskat dig, vilka känslor som fanns och vilka tankar som väckts.
Ibland säger människor en sak och gör en annan. Att observera människor kan avslöja deras beteenden och verkliga behov.
Observation handlar om att observera målgruppen du vill förbättra för i deras vardag, till exempel i klassrummet, på boendet eller i handläggningen av ett ärende.
Observation passar bra som komplement till metoden intervju och kan hjälpa dig att fånga det som finns ”mellan raderna.”
Tidsåtgång: Olika beroende på vad som ska observeras
Antal deltagare: Minst 2
Material: Dator eller anteckningsblock
Gör så här:
- Börja med att välja ut vilka sammanhang och personer du ska observera. För att du ska kunna dra slutsatser behöver du observera flera personer vid olika tidpunkter på dagen eller olika dagar i veckan.
- Identifiera vilka händelser eller steg finns i sammanhanget/aktiviteterna du observerar. När du observerar, kolla efter händelser som påverkar hur personer beter sig eller som verkar viktiga för den du observerar. Titta efter om personer kringgår vissa delar eller undvika att utföra något steg.
- Under observationen, identifiera vilka känslor personen uttrycker genom att titta på deras kroppsspråk och ansiktsuttryck. I vissa fall kan det löna sig att fråga dem varför de blev så glada eller besvikna.
- Anteckna vad personen gör och vilka aktiviteter som utförs, speciellt händelser eller saker som inte är det du förväntar dig.
- Ta tid att summera intervjun genom att fånga in vad du eller teamet har lärt dig/er. Är ni är en grupp är det bra att stämma av tillsammans innan summeringen görs. Berätta vad som överraskat dig, vilka känslor som fanns och vilka tankar som väckts.
Att uppleva världen från någon annans perspektiv hjälper dig att få empati för människor du vill förbättra för. Att bli användare handlar om att våga vandra i andras skor för att öka din förståelse om hur användaren upplever, känner och tänker i stunden.
När du ser världen utifrån användarens perspektiv är det enklare att se bortom antaganden och fördomar om hur någonting är eller fungerar. T ex. kan du använda ögonbindel för att få en större förståelse för hur någonting funkar för personer med synnedsättningar.
Tidsåtgång: Ca 2–8h
Antal deltagare: Beror på vad som ska upplevas
Gör så här:
- Börja med att bestämma vad du ska göra. Vilka sammanhang eller aktiviteter ska du använda eller uppleva? Hur kan du göra för att gå i andras skor? Vilka tillvägagångssätt kan du använda för att byta perspektiv så att du lättare kan relatera till den du vill förbättra för?
- Samla rekvisita eller verktyg som du behöver under upplevelsen.
- Bli en användare. Använd din empatiska förmåga och försök förstå hur personers vardag ser ut.
- Anteckna hur du känner, vad du har lärt dig och vad som överraskar dig. Foto eller filma upplevelsen med mobilen att använda i analysen.
- Ta tid att sammanfatta din upplevelse genom att fånga in vad du har lärt dig. Blanda gärna text (anteckningar), illustrationer och fotografier.
En användarresa handlar om att kartlägga en process utifrån användarens perspektiv för att hitta nyckelmoment. Det är en metod där du kan visualisera hur en person använder en tjänst innan, under och efter.
En användarresa ska visa vad personen gör och upplever, vilka de kommer i kontakt med och vad som händer runt omkring. Syftet med att göra en användarresa är att kunna synliggöra smärtpunkter (händelser som orsakar frustration) och höjdpunkter (händelser när personen är särskilt nöjd). Då kan du ta bort smärtpunkterna och skapa en lösning baserat på verkliga händelser och dina egna antaganden om funktionen eller upplevelsen.
Tidsåtgång: Ca 2–4h
Antal deltagare: 2–10 personer
Material: Post-its, papper/mall, pennor
Gör så här
- Börja med att samla in material från undersökningar (insikter från intervjuer eller observationer). Bjud in några kollegor, skriv ut mallen eller hitta ett stort blankt papper och ta med pennor och post-it lappar. Post-its förenklar arbetet när du behöver flytta runt insikterna.
- Utgå från en specifik frågeställning. Till exempel ”vi vill förstå var i vårdkedjan patienten upplever störst osäkerhet och varför’’, eller ”vi vill förstå hur vi kan nå fler ungdomar”. Det är bättre att göra flera användarresor med olika frågor än att försöka täcka allt med en för generell användarresa.
- Följa händelseförloppet kronologiskt innan, under och efter upplevelsen. Genom att ta ett helhetsperspektiv kan användarresan innehålla delar som olika förvaltningar eller organisationer ansvarar för. Det är dem händelserna som brukar falla mellan stolarna och som är de största smärtpunkterna.
- Notera avgörande ögonblick i användarens aktiviteter eller interaktioner, både positiva och negativa. Det kan till exempel vara när användaren tar ett avgörande beslut, gör något oväntat eller känner något väldigt starkt.
- Skriv rent användarresan när du är klar. Presentera användarresan för en eller flera grupper av användare, få feedback och anpassa användarresan därefter. Välj vilken smärtpunkt du vill jobba vidare med.
Hitta lösningen
Utifrån det inringade problemet och de målgrupper som detta berör, är det dags att utforska olika lösningar för att landa i den lösning som adresserar utmaningen på bästa sätt.
När det finns ett antal lösningar som ni tror kan åtgärda problemet, är det dags att testa dessa. Ett test kan gå till på flera olika sätt. Grunden är att ta fram en enkel första version av lösningen som sedan visas upp för målgruppen i syfte att få återkoppling och information om hur väl lösningen åtgärdar problemet. På så sätt ökar chansen att lösningen kommer att fungera om den förverkligas.
Efter testerna behöver ni utvärdera om lösningen verkade fungera på det sätt som ni trodde eller om den behöver ändras på något sätt. Ibland behöver ni göra flera tester innan ni vet hur bra en lösning fungerar.
Att generera många idéer är en bra idé
”How might we…” är en övning som är lämplig att använda när ni ringat in och avgränsat det problem ni vill lösa och ringat in rotorsaken. Syftet med övningen är att omformulera problemet till en möjlighet.
Tidsåtgång: 30–60 minuter
Antal deltagare: 2–10
Material: Papper och penna
Gör så här:
- Skriv ner problemet ni valt att jobba med så stort som möjligt på en whiteboard eller ett stort papper så att hela gruppen kan läsa det.
- Introducera syftet med övningen.
- Be samtliga mötesdeltagare att skriva ner några förslag på ”How might we”-frågor.
- Låt alla i gruppen presentera sina förslag på ”How might we”-frågor.
- Diskutera förslagen i helgrupp och enas om en formulering.
Tips för genomförandet
- Tänk på att formuleringen ska handla om möjligheter snarare än lösningar.
- Väv in målgruppen i frågan.
- Försök formulera möjligheten så bred att den uppmuntrar till flera olika lösningar.
- Kom ihåg att formulera en fråga.
Exempel
Problem:
Produktiviteten har gått ned sedan vi införde kontorslandskap
Vald rotorsak:
Ljudnivån är för hög.
Exempel på ”How might we…”-fråga:
"Hur skulle vi kunna få ner ljudnivån och skapa en arbetsmiljö som både främjar fokus och samarbete mellan medarbetare?"
Metoden är ett kreativt sätt att skapa många idéer eller tankar kring ett problem eller företeelse under kort tid. Den används ofta för att snabbt komma fram med möjliga lösningar på ett problem.
Tidsåtgång: 20–30 minuter
Antal deltagare: 3–10
Material: Post-its och pennor
Gör så här
- Introducera metoden och vilket problem som behöver lösas
- Alla deltagare har ett block med Post-its och en penna
- Gruppen står upp och får instruktioner att
- Skriva ner allt de kommer på utan att fundera på om idéerna är bra eller genomförbara
- Säga idén högt när den sätts upp
- Vara positiva till andras idéer
- Bygga vidare på andras idéer
- Inte ge upp innan tiden gått ut
- Sedan startas ett tidtagarur på 5–10 minuter för den faktiska brainstormingen
- Efteråt behöver idéerna grupperas och kombineras till olika möjliga lösningskoncept
- Slutligen behöver gruppen enas (genom dialog eller röstning) om några (1–3) lösningar som de vill arbeta vidare med.
Brainwriting är en metod för att enas om en definition av ett problem.
Metoden liknar brainstorming men är lite tystare och passar därför introverta och försiktiga personer bättre. Den kan precis som brainstorming användas när en grupp behöver ta fram många idéer, perspektiv eller åsikter om en fråga eller ett problem.
Tidsåtgång: 20–30 minuter
Antal deltagare: 3–10
Material: Post-its och pennor
Gör så här:
- Introducera metoden och dagens fråga/problem.
- Be deltagarna sitta i fem minuter och skriva ner sin uppfattning om problemet på post-its
- Deltagarna sätter upp sina lappar på en yta där alla kan se samtidigt som de berättas vad som står på dem, så att alla får beskriva sin uppfattning.
- Gruppera liknande idéer/förslag med gemensamma nämnare och ställ utforskande frågor till varandra, samt kombinera dessa till lösningskoncept
- Slutligen behöver gruppen enas (genom dialog eller röstning) om några (1–3) lösningar som de vill arbeta vidare med.
Byt perspektiv, vad är det värsta som kan hända?
Ibland har människor lättare att formulera det som fungerar dåligt än det som fungerar bra. Metoden gör tvärtom går ut på att börja tänka på det värsta tänkbara scenariot och sedan vända det till något positivt.
Till exempel om du vill skapa en bättre dialog med elevernas vårdnadshavare, tänk då först på hur den värsta dialogen med vårdnadshavarna skulle gå till, för att därefter vända det till den bästa dialogen. När det värsta tänkbara scenariot målas upp är det lättare att se saker vi tar för givet och att tänka i nya banor, se nya möjligheter och få fler ingångar till hur utmaningen ska lösas. Metoden används med fördel tillsammans med brainwriting och brainstorming.
Tidsåtgång: ca 2 h
Antal deltagare: minst 2
Material: Mall för ”Tvärtom-metoden” på dator eller papper
Gör så här:
- Börja med att utgå från den fråga eller insikt du vill hitta en lösning på. För att få ut mer av aktiviteten ska frågan vara väl synlig under arbetets gång.
- Formulera den negativa motsatsen till det du vill förbättra, t.ex. ”hur kan vi skapa otrygga patienter” eller ”hur kan vi ge våra besökare sämsta möjliga upplevelse”.
- Skriv ner så många negativa idéer som möjligt i ca 5 minuter. Ju hemskare idéer desto bättre. Välj ut 3–5 av de värsta, farligaste, mest effektiva sätten att sabotera för era användare.
- Vänd nu på steken och tänk tvärtom. Vad är den positiva motsatsen? Uppmana gruppen att vara kreativ i sin översättning från negativt till positivt. Ta fram idéer på hur ni når den positiva bilden som ni nu har målat upp.
- Gör en gemensam summering av de idéer som tagits fram. Bestäm vilken eller vilka idéer som ska testas och gå vidare med.
Förverkliga lösningen
När ni ska förverkliga lösningen och utveckla någonting nytt, är det viktigt att genomföra arbetet iterativt. Börja med att utveckla ett skelett av lösningen och testa om den förväntade nyttan uppstår. Detta brukar i agil utveckling också benämnas som en ”sprint”. Förfina därefter lösningen vidare genom att bygga på skelettet, men fortsätt testa regelbundet.
Presentera förslag
En pitch är en kort presentation av din idé med syfte att övertyga mottagaren om dess fördelar, vad den är och varför den är viktig, hur den fungerar, och vem idén förbättrar för.
Den kan vara både muntlig och skriftlig och består ofta av en slogan som sammanfattar hela idén på en mening eller två. En pitch ska vara tydlig och enkel. En pitch kombineras med fördel med visualiseringar eller andra kreativa metoder. Utgå gärna från er konceptbeskrivning.
En färdplan är ett sätt att konkretisera vad som behöver göras för att lösningen ska kunna införas i verksamheten.
Innan lösningen är redo att införas i verksamheten kanske den behöver testas i liten skala i skarpt läge? Lösningen behöver också kommuniceras och ibland behöver också ett arbete göras för att få med alla på tåget. Genom att skriva ner alla tankar är det lättare att se ifall nya resurser behöver tillföras.
Gör så här:
- Börja med att samla ihop de personer som deltagit i arbetet. Bestäm målet med arbetet – vad är det stora målet med arbetet? Hur tänker du att din lösning blir en del av verksamheten? Vad behöver du göra för att det ska hända? Kan du införa lösningen imorgon eller behövs en större insats? Vem behöver du involvera?
- Rita en tidslinje som representerar införandet av lösningen i verksamheten. Tänk på vad du vill åstadkomma, både på kort och på lång sikt. Rita in det i tidslinjen.
- Identifiera vilka aktiviteter som behöver göras för att lösningen ska bli verklighet. Skriv ner dem i kronologisk ordning på tidslinjen. Till exempel en presentation, pilot, eller miniutbildning.
- Identifiera vilka resurser behövs för att förverkliga lösningen. Vem eller vilka driver arbetet med att införa lösningen? På vilket sätt behöver medarbetare och chefer vara involverade? Finnas alla resurser idag eller behöver de tillsättas?
- Fira med gruppen att du har vågat tänka nytt och utvecklat verksamheten! Kom ihåg att fortsätta kommunicera din lösning till andra
Utveckla i iterationer
Kanban är en agil metod för att planera och organisera ditt arbete. Det går att göra en kanban-tavla på en whiteboard eller digitalt via förslagsvis Microsoft Planner. Skapa din egen tavla med de kolumner som ni tycker att ni behöver i ert arbete.
Gör så här:
- Skapa en kanban tavla på en whiteboard eller digitalt. Bestäm er för vilka kolumner ni vill ha och vad ni vill döpa dem till.
- Använd tavlan kontinuerligt, gärna varje dag, för att planera och organisera erat arbete. Fyll på med nya aktiviteter som ni planerar att göra, flytta dem till påbörjade när på kommit igång och till klara när nu slutfört aktiviteten. Använd den gärna tillsammans i gruppen på gemensamma möten.
Läs mer om Kanban-metoden (extern länk)
Länk till annan webbplats.
Pilot – testa lösningen i liten skala
En pilot är ett sätt att skala testa lösningen i verkligheten i liten skala. Syftet är att se hur lösningen fungerar för att kunna utvärdera och förfina den.
Det kan vara i en begränsad del av verksamheten, en del av lösningen etc. Om ni exempelvis ska införa ett nytt kostdatasystem i alla skolkök kan det vara klokt att välja ut några kök som får vara först ut och testa.
Gör så här:
- Välj ut den del som ni vill börja med (i vårt exempel tre kök av olika karaktär)
- Planera för arbetet
- Genomför piloten med de aktiviteter som ni bestämt att ni ska göra
- Utvärdera resultatet
- Gör eventuella förändringar/justeringar
- Utvärdera resultatet
- Bestäm er för vad som blir nästa steg (i vårt exempel ytterligare några kök)
- Genomför nästa steg
- Utvärdera resultatet