Ett ärendes gång

När ett ärende inkommer till förvaltningen ger det upphov till flera arbetsmoment innan ärendet är färdigbehandlat och kan avslutas.

En handling inkommer till fritidsförvaltningen

En handling/skrivelse från någon myndighet, förening eller privatperson inkommer. Det kan också vara en handling/skrivelse från en tjänsteman eller en annan nämnd inom kommunen.

Registrering

Skrivelsen/handlingen registreras i diariet och blir då en allmän handling. Om handlingen tillhör ett redan befintligt ärende finns redan ett ärendenummer och då får den inkommande skrivelsen samma ärendenummer.

Handläggning av ärendet

Ärendet överlämnas till den tjänsteman på förvaltningen som har kunskap i ämnet. Handläggningen börjar, vid behov rådgör handläggaren med andra verksamheter och ärendet kan även skickas på remiss för yttrande till andra förvaltningar. I enklare ärenden kan tjänstemannen fatta beslut. Det framgår av respektive nämnds delegationsordning vad tjänsteman får fatta beslut om. I andra fall tas underlag fram av en tjänsteman som sedan sammanställer och skriver ett förslag till beslut/tjänsteskrivelse.

Ärendeberedning

Ärendet diskuteras vid en ärendeberedning med politiker, förvaltningschef och berörd tjänsteman.

Sammanträde, beslut och protokoll

När ärendet är färdigberett tas det upp på en kallelse/föredragningslista och skickas ut till politiska nämndens arbetsutskott.

Nämndens arbetsutskott sammankallas och förbereder då ärendet inför beslut i nämnden.

Nämnden beslutar och protokoll skrivs.

Protokollet justeras och anslås på kommunens officiella anslagstavla och webbplats.

Expediering/utskick av beslut

Beslutet expedieras/skickas ut till berörda.

Genomförande och arkivering

När ärendet är klart verkställs beslutet och ärendet kan avslutas i diariet 
och arkiveras i förvaltningens närarkiv.