Från Vision till verklighet och styrkortets uppbyggnad

Vi lever ett rikt och utvecklande liv i en viljestark och växande region. Vid Bottenvikens kust finns plats för både och; närhet och utrymme, stad och land, bredd och spets, vita vidder och ljusa sommarnätter, naturens värden och dess möjligheter. Med ett naturligt nytänkande och ett friskt flöde av intryck, kunskap och utbyten skapar vi en hållbar förnyelse. Det gör oss till en av de viktigaste svenska kustregionerna och en förebild nationellt och internationellt.

Så här jobbar vi nu

Genomförandet av programmens intentioner kräver samordning över förvaltnings- och nämndgränser. Visionen, riktningarna och programmen med sina strategiområden ger en struktur för kommunens arbete med utvecklingen av Luleå på lång sikt. Strukturen gör det lättare att följa, utvärdera och vid behov uppdatera mål och strategier. Programmen är alltså styrande för arbetet med samhällsutvecklingen och har ersatt en stor mängd tidigare styrande dokument. Mer information om Vision 2050.

Styrkortets konstruktion

Styrkortet är framtaget utifrån fyra inriktningar som fokuserar på ett antal målområden som är prioriterade. Målområdena gäller för samtliga nämnder, förvaltningar och bolag. Målområdena ska tillsammans bidra till att hitta mål för hållbarhet, attraktion, tillväxt, jämställdhet och kvalitet. Målen sätts i verksamheterna och ska vara formulerade på ett sådant sätt att det blir möjligt att avläsa effekter.

Mål bör vara drivande och mätas med hjälp av indikatorer (exempelvis nyckeltal). I syfte att förbättra målens styrbarhet har kommunstyrelsen betonat att målen ska vara: tydliga, uppföljningsbara och realistiska. 



Inriktning
Målområde - Mål för att...
För alla som bor, verkar i och besöker Luleå ska vi:
  • Stå för öppenhet och mångfald
  • Lyfta identiteten som kuststad året runt
  • Ta sats för en ledande nordlig region
  • Bygga för framtiden
  • Genomföra programmens intentioner med särskilt fokus på avgörande faktorer för 2016
För våra medborgare och kunder/brukare ska vi:
  • Ha god service på likvärdiga villkor anpassad och tillgänglig efter behoven och ha förmåga att överföra detta till nytta för den enskilde och för samhället.

  • Utveckla Luleå till Sveriges Kvalitetskommun 2017
  •  Skapa förutsättningar för att följa och jämföra resultat av utförd service

För att genomföra uppdraget ska vi:

  • Ge goda förutsättningar för medarbetare att utveckla sin kompetens och vara medskapande

  • Chefer ska ges rätt förutsättningar för att utöva gott ledarskap
  • Ta fasta på och utveckla hälsofrämjande arbetsplatser

För att genomföra uppdraget ska vi:
  • Bedriva verksamheten inom tilldelad budget och använda tillgängliga resurser effektivt.
  •  Bedriva verksamheten inom angivna kommunbidrag(nämnder) och ekonomiska mål (bolag)
  • Frigöra resurser genom effektiviserings- åtgärder



Inriktning

  • För alla som bor i, verkar i och besöker Luleå ska vi:
    • Stå för öppenhet och mångfald
    • Lyfta identiteten som kuststad året runt
    • Ta sats för en ledande nordlig region
    • Bygga för framtiden

Luleå kommuns översiktsplan, som består av ovan nämnda riktningar samt sex program, visar hur Luleå kommun ska leda arbetet för en hållbar utveckling ur ekologiskt, ekonomiskt och socialt perspektiv samt för att stärka attraktiviteten av Luleå som plats och som samhälle.

Översiktsplanen antogs av kommunfullmäktige 2013 och arbetet med att genomföra den har pågått sedan dess. Samtliga verksamheter har identifierat sitt ansvar och påbörjat arbete i samverkan för att uppnå de mål till 2020 som anges i översiktsplanen.

Översiktsplanens sex program är:

  • Alla jämlika
  • Rum för möten
  • Kuststaden Luleå
  • Plats för mer – Luleå stads- och landsbygd
  • Ledande nordlig region
  • Resor och transporter

Målområden

Genomföra programmens intentioner med särskilt fokus på avgörande faktorer för 2016

Under hösten 2014 har den första uppföljningen gjorts av översiktsplanen. Det vill säga de sex programmen till Vision Luleå 2050.

Syftet med uppföljningen var att ta reda på om kommunen gör det som är tänkt att göras utifrån programmens intentioner samt att jämföra detta med ett antal indikatorer och ett antal omvärldstrender. Utifrån detta arbete identifierades vilka faktorer, sett ur ett helhetsperspektiv, som är avgörande att fokusera på för att kunna nå de övergripande målen till 2020 och få ett framgångsrikt resultat för samhällsutvecklingen i Luleå under planeringsperioden 2016-2018.

För 2016 är det viktigt att förvaltningar och bolag fortsätter och fördjupar det påbörjade samarbetet inom de områden som tidigare identifierats som väsentliga för att genomföra programmens intentioner.

De avgörande faktorerna bör användas som ett samordnat underlag för att visa vilka delar av översiktsplanen (programmen) som bör lyftas och formuleras som mål under målområdet. Ambitionen är att samtliga verksamheter ska kunna sätta relevanta mål genom att fokusera på ett urval av de avgörande faktorerna där verksamheten bedömer att de kan bidra till störst nytta.

Inriktning

  • För våra medborgare och kunder/brukare ska vi: Ha god service på likvärdiga villkor anpassad och tillgänglig efter behoven och ha förmåga att överföra detta till nytta för den enskilde och för samhället.

Luleå kommunkoncern har antagit utmaningen att vara en seriös kandidat till utnämningen Sveriges Kvalitetskommun 2017. Det innebär att ett arbete måste göras, men framför allt innebär det att det vi gör bra redan idag, behöver tydliggöras och i vissa avseenden göras ännu lite bättre.

Riktlinjerna för ”Kvalitetsarbete” och ”Samlad syn på service” samt motsvarande för de kommunala bolagen utgör en grund för att arbeta med och utveckla den service vi tillhandahåller. Utgångspunkten, i det gemensamma åtagandet för alla aktörer och leverantörer av service i kommunkoncernen, är att verka för det gemensamma bästa. Medborgare/kunder/brukare ska ges möjlighet att ha inflytande när det gäller den verksamhet som tillhandahålls. Den vi finns till för ska uppleva en god tillgänglighet, ett bra bemötande och bra tjänster i sin kontakt med Luleå kommun och de kommunala bolagen.

Behov och önskemål utgör grunden för merparten av all kommunal verksamhet. Det är därför nödvändigt att kommunicera ut och skapa dialog kring det serviceutbud som erbjuds. Ökade förväntningar ställer krav på en organisation som kan möta och förstå kundens behov samt anpassa sig till omvärldens förändringar. Det är hela tiden en fråga om vad som är samhällets motiverade behov och individens egna önskemål. En organisation som arbetar med effektiva processer som förbättrar resursanvändandet, skapar förutsättningar att matcha behoven och ge direkt värde till dem den finns till för. Det innebär att det är viktigt att den som kommer i kontakt med våra verksamheter både förstår och är så nöjd som möjligt med den service som ges.

Målområden

Utveckla Luleå till Sveriges Kvalitetskommun 2017

Gemensamt för alla verksamheter är att de ska leverera en service med hög kvalitet som skapar värde för dem, som vi finns till för. Omvärlden befinner sig i ständig förändring. Det innebär att verksamheterna måste ha en beredskap för detta och arbeta med ständiga förbättringar.

Luleå kommunkoncern ska vid anmälan till utnämningen Sveriges Kvalitetskommun, oktober 2016, ha tydliggjort sitt kvalitetsarbete och lagt en plan för det framtida systematiska kvalitetsarbetet utifrån en enhetlig struktur. Den utvärdering som genomförs inför utnämningen görs med följande utvärderingskriterier:

  • Hur arbetar kommunen? Hur ser styrsystemet ut?
  • Hur stor del av organisationen arbetar med styrsystemet?
  • Vad ger arbetet för resultat?
  • Hur utvärderas arbetet och hur sker förbättringar/utveckling?

Skapa förutsättningar för att följa och jämföra resultat av utförd service

Bra servicedeklarationerna ökar möjligheten att förstå vad tjänsterna innehåller och ska ge för resultat. Genom den kännedomen ökas förutsättningarna att förväntan på verksamheten läggs på en rimlig nivå.

Många kommuner tillgängliggör sina resultat med möjlighet till jämförelser. En tillväxtkommun, som Luleå, ska tillhöra de kommuner som tillhandahåller informativa jämförelsetjänster. Under första kvartalet 2015 inleds införandet av sådana i Luleå kommun och de ska successivt utvecklas i alla verksamheter under 2016.

Att ta fram och arbeta med nyckeltal är en viktig del i att styra och utveckla en verksamhet. Svårigheten är att hitta en överblickbar uppsättning nyckeltal som utgör en bra grund för verksamhetens planerings- och utvecklingsarbete. Användningen av nyckeltal som signaler behöver systematiseras ytterligare i alla verksamheter.

Inriktning

  • För att genomföra uppdraget ska vi: Ge goda förutsättningar för medarbetare att utveckla sin kompetens och vara medskapande.

Kommunens verksamheter har att balansera demografiska förändringar men även medborgarnas ökande förväntningar på tillgång och kvalitet på service inom de ekonomiska ramarna. Medarbetares medskapande i alla led är en förutsättning för att klara krav på ökad produktivitet och tydlig kundorientering. Det är viktigt att väga in att det alltid finns värderingsskillnaderna mellan generationer. Behovet av ett generationsmedvetet ledarskap har blivit allt tydligare.

Att rekrytera, behålla och utveckla medarbetare är en kritisk faktor. Rekryteringsbehovet kommer att vara konstant högt under flera år framåt. En ökad konkurrensutsättning av allt flera yrkeskategorier är en utmaning. Kompetensförsörjningen försvåras också av att utbildningssystemen inte är i takt med kommunens behov av kompetenser, vilket ökar behovet av interna introduktions- och utbildningsinsatser. Arbetsgivar- varumärket behöver stärkas för att öka kommunens attraktionskraft som arbetsgivare. Det sker bland annat genom att internt synliggöra vad som görs och hur väl verksamheten lyckas vid jämförelser.

Sjuktalen i landet och i kommunens verksamheter ökar igen. Likaså ökar upplevelsen av stress. Ett hållbart arbetsliv, där det hälsofrämjande beaktas under hela anställningstiden, är en attraktionsfaktor som både är en fråga om god arbetsmiljö och en förutsättning för att skapa kundvärde. Varje verksamhet behöver analysera chefers förutsättningar, då det ofta handlar om organisatoriska förutsättningar. Det är viktigt att väga in kön, ”tid i yrket” och ”tid i livet” vid analyserna.

HR-strategin 2012-2016 beskriver periodens prioriterade utvecklingsområden inom medarbetarperspektivet. Strategin anger fyra områden att fokusera på: kompetens, lön och förmåner, arbetsmiljö och hälsa.

Målområden

Chefer ska ges rätt förutsättningar för att utöva gott ledarskap

Chefen ansvarar för att leda verksamheten mot uppställda mål och resultat samt ger förutsättningar för medskapande och samverkan. Chefen ska balansera förväntningar från ledning, medarbetare samt medborgare och kund. Ett bra ledarskap ger medarbetaren motivation att skapa värde för kunden.

Förutom de individuella egenskaperna och egna förmågan att styra/leda, är de organisatoriska förutsättningarna avgörande. Viktiga organisatoriska förutsättningar är:

  • Ett tydligt formulerat uppdrag där ansvar och resurser ger förutsättningar att nå uppställda mål.
  • Utrymme att analysera och reflektera för att skapa möjlighet att prioritera aktiviteter.
  • Att antalet underställda medarbetare är rimligt.

Forskning och erfarenhet visar att antalet medarbetare påverkar förutsättningarna för ett gott ledarskap. Luleå kommuns strävan är att ingen chef ska ha fler än 25 direkt underställda medarbetare.

Chefers förutsättningar ska analyseras och vid behov leda till åtgärder. De individuella parametrarna i chefers förutsättningar ska beaktas inom ramen för individuell uppföljning och utveckling.

Ta fasta på och utveckla hälsofrämjande arbetsplatser

I arbetslivet är det viktigt att vi bereds goda förutsättningar för att utföra vårt arbete. Att arbeta med hälsofrämjande ledarskap och medarbetarskap är en förutsättning för framgång.

Luleå kommuns värdegrund med utgångspunkt i ett medskapande förhållningssätt ger en god grund för att nå samsyn om verksamhetens uppdrag och att tillsammans skapa en god arbetsmiljö. Ett medskapande förhållningssätt innebär att chefer bidrar till en öppen och konstruktiv dialog på arbetsplatsen kring bra resultat och utveckling i verksamheten där medarbetares engagemang, kunskaper och färdigheter tas till vara. 

Inriktning

  • För att använda tillgängliga resurser på ett effektivt sätt ska vi: Bedriva verksamheten inom tilldelad budget och använda tillgängliga resurser effektivt.

God ekonomisk hushållning handlar om att styra ekonomin på kort och lång sikt, vilket kräver ett långsiktigt tänkande. För att klara det, krävs att varje generation står för sina kostnader. I annat fall kommer morgondagens medborgare även att få betala för tidigare generationers överkonsumtion.

En budget i balans innebär att kommunens utgifter inte får vara större än inkomsterna så att ett överskott (resultat) skapas varje år. Luleå kommun har ett långsiktigt resultatmål på 2 % av skatter, statsbidrag och utjämning. Detta förutsätter att respektive nämnd klarar av att bedriva verksamheten inom tilldelat kommunbidrag. En långvarig period med minskade inkomster tillsammans med omfattande investeringar, kopplade till tillväxtambitioner, har varit påfrestande för kommunens ekonomi. Tillväxtprioriteringen har inneburit att investeringsnivåerna fått överstiga fastställd nivå på 10 % och lägre resultatmål än 2 % har accepterats. Detta kan vara motiverat under en begränsad tid men långsiktigt finns risk för att kommunens ekonomi undermineras. Den närmaste planeringsperioden måste därför inriktas mot att anpassa investeringsnivåerna till en rimlig nivå och begränsa verksamhetskostnaderna så att de närmar sig beslutad nivå om 2 %.

När ökade verksamhetsbehov inte kan tillgodoses genom ökad resurstilldelning blir effektiv resursanvändning allt viktigare. Detta kräver ett systematiskt förbättringsarbete med syfte att frigöra resurser för angelägna och viktiga framtidssatsningar. För att få kraft till detta krävs att nämnd/bolag formulerar egna effektiviseringsmål för verksamheten. Alla nämnder måste i högre utsträckning göra prioriteringar d v s bestämma vad som ska göras och inte göras eftersom kommunbidraget inte räcker till allt. Det ska användas till rätt saker, i rätt omfattning och på rätt sätt med avseende på kundernas behov. Bästa möjliga nytta till lägsta möjliga kostnad.

Målområden

Bedriva verksamheten inom angivna kommunbidrag(nämnder) och ekonomiska mål (bolag)

Genom att systematiskt följa upp sin budget och vidta åtgärder när avvikelser uppmärksammas bidrar nämnden till att kommunstyrelsen når sitt resultatmål. De kommunala bolagen ska på samma sätt följa upp att de ekonomiska mål som uttrycks i ägardirektiven uppnås.

Frigöra resurser genom effektiviseringsåtgärder

Begränsade möjligheter att få utökat kommunbidrag ökar kraven på nämnden att frigöra resurser genom omprioritering och effektivisering. Systematiska kostnads- och verksamhetsanalyser med jämförbara kommuner måste i större utsträckning leda till lägre kostnader till minst samma nytta. Möjligheter till en effektivare resursanvändning av personal och lokaler bör analyseras. Arbetet med förbättrad köptrohet måste intensifieras. Nämnden bör lägga fast en långsiktig strategi för förändringsarbetet där ständiga förbättringar bidrar till en långsiktig effektivare resursanvändning.

Programmen i kommunens nya översiktsplan uttrycker långsiktiga mål för samhällsbygget mot visionen. Arbetet med att förverkliga programmens intentioner ska ske i bred samverkan mellan nämnder och bolag. Resursfördelningen måste därför utvecklas till att avväga resurser, på kort och lång sikt, för utvecklingsinsatser kopplade till all verksamhet som ska bedrivas.

I kommunens ägarpolicy finns uttryckt att främja effektiviteten i bolagskoncernen. Syftet är att stärka bolagens konkurrenskraft och förmåga att långsiktigt infria ägarnas krav och förväntningar. Uppdraget till bolagen är med andra ord att söka nya möjligheter att långsiktigt öka sin effektivitet.