Kommunledningsförvaltningen

Kommunledningsförvaltningen är en strategisk och operativ resurs för kommunstyrelsens mål och ambitioner. Förvaltningens olika kontor har till uppgift att förtydliga kommunstyrelsens mål och vara pådrivande, stödjande samt rådgivande för förvaltningar och bolag i deras strategiska arbete. Förvaltningen har även i uppgift att följa upp organisationens arbete för kommunstyrelsens mål.

Ekonomikontoret

ansvarar, på kommunstyrelsens uppdrag, för samordning och utveckling av processer som säkerställer en god ekonomi enligt kommunens vision. I uppgiften ingår att lämna förvaltningar och bolag service och konsultativt stöd inom budget-, redovisnings- och inköpsområdet. Kontoret har via inköpsavdelningen ett koncernövergripande samordnat ansvar för kommunens inköpsprocess i enlighet med policy och riktlinjer. Kontorets ansvarar även för samordning av kommunens övergripande kvalitetsarbete och den strategiska styrprocessen.

Kommunikationskontoret

ansvarar för att utveckla Luleå kommuns kommunikation och marknadsföring. Kontoret stöttar förvaltningarna, producerar kommun-övergripande informationsmaterial, ger mediestöd till politik och kommunledning samt ansvarar för att administrera och utveckla kommunens digitala kanaler och tjänster. Kontoret ansvarar vidare för internservice och tryckeri, central kundtjänst samt medborgarkontoret i Råneå.

IT-kontoret

ansvarar för att Luleå kommuns IT-strategi förverkligas. IT-strategin styr kommunens dagliga och strategiska arbete inom IT. Arbetet bedrivs i huvudsak genom att stimulera, stödja och medverka till förvaltningarnas utveckling så att dessa kan nyttja IT som en strategisk resurs i allt högre grad. Kontoret ansvarar även för åtgärder och aktiviteter inom IT-området som leder till helhetssyn och samordning, tillgänglig och driftsäker IT-miljö, kostnadseffektiva lösningar, ökad service till medborgare och medarbetare samt hög informationssäkerhet. IT-kontoret ansvarar också för samordningen av den gemensamma e-nämnden, vars uppdrag är att driva utvecklingsfrågor inom e-förvaltning och som för närvarande består av alla kommuner i Norrbotten utom Kiruna kommun.

Kansliet

är kommunstyrelsens resurs för att hantera den politiska beslutsprocessen och ansvarar för hela ärendekedjan i kommunstyrelse, inklusive utskott och kommunfullmäktige. Kontoret har en styrande och en stödjande funktion gentemot övriga förvaltningars hantering av den politiska beslutsprocessen. Kontoret ska ge stöd internt till övriga förvaltningar i juridiska frågor. Kansliet ansvarar också för att vårda och tillgängliggöra arkivhandlingar och bildsamlingar. Kansliet administrerar de allmänna valen samt borgerliga vigslar och begravningar. Konsumentvägledningen erbjuder stöd och rådgivning inom området. Överförmyndarexpeditionen hanterar ställföreträdarskap för de som har behov av god man/förvaltare och tillhandahåller även budget- och skuldrådgivning.

Personalkontoret

ansvarar för Luleå kommuns personalpolitik och har det samlade arbetsgivaransvaret. Arbetet sker via samordning och utveckling av övergripande HR-processer i enlighet med antagen HR-strategi. Kontoret erbjuder service och stöd via sina specialistkompetenser. Kontoret skapar förutsättningar för ett gott medarbetarskap och ett gott ledarskap i Luleå kommun, i syfte att skapa kundnytta för verksamheterna.

Tillväxtkontoret

ska stödja, driva och strategiskt verka för tillväxt inom näringslivet, stärka det internationella samarbetet, marknadsföra Luleå och verka för tillväxt på landsbygden. Kontoret samordnar det internationella arbetet och EU-frågor. Viktiga samarbetspartners är Luleå tekniska universitet, Luleå Näringsliv AB och Visit Luleå AB. Avgörande för Luleås tillväxt är samarbetet med Luleåregionen, länet, Bottenviksbågen, Kina och Austin i Texas.

Samhällsutvecklingskontoret

koordinerar arbetet för en hållbar samhällsutveckling i Luleå. Kontoret stödjer, driver på och följer upp kommunens arbete för att nå Vision Luleå 2050. På kontoret finns en samlad kompetens i frågor som rör socialt, ekologiskt och ekonomiskt hållbar samhällsutveckling. Kontoret har ett strategiskt ansvar för att i olika sammanhang betona helhetssyn, systemtänkande och långsiktighet. Våra uppdrag kan handla om ämnen som jämlikhet, demokrati, energi, klimat, biologisk mångfald, infrastrukturer och markanvändning. Vi analyserar förslag till förändring, identifierar behov av förbättring, söker anpassningsförmåga och verkar som kunskapsstöd. Detta som del i det koncerngemensamma arbetet med att genomföra sex program för att nå Vision Luleå 2050, vår översiktsplan.

Året som gått

Kommunledningsförvaltningen har under året både förberett och genomfört organisationsförändringar. Dels har en ny befattning som förvaltningschef införts, dels har beslut fattats om att förvaltningen från 2017 består av sex kontor (samhällsutvecklingskontoret och tillväxtkontoret ingår i Kvalitet- och samhällsutveckling samtidigt som inköpskontoret bildas från den tidigare inköpsavdelningen). Peter Kieri som var förvaltningschef slutade i december och ersattes av Jan Öström med tillikauppdrag som ekonomichef. Förvaltningen har under året fått i uppdrag att driva ett antal projekt med avseende på tidigare utredning om administrativ samordning. Projekten kommer att vara klara år 2020. Inom Luleå kommunkoncern arbetar förvaltningen för att skapa ytterligare samarbete mellan nämnderna och med bolagen. Vad gäller förvaltningens uppdrag att svara för övergripande samordning, planering och uppföljning samt råd- och stödgivning har respektive kontor bidragit, utifrån sina ansvarsområden, bland annat genom det som anges nedan:

Ekonomikontoret

Har under året genomgått en betydande förändringsprocess och arbetat med förbättringar och förändringar av flera större processer. Kontoret har under året också delats i två kontor, dels ekonomifrågorna som ligger kvar i ekonomikontoret och inköpsfrågorna som hänförts till ett nybildat inköpskontor vilket inneburit påfrestningar och internt översynsarbete. Budgetprocessen har under året omarbetats och kontoret har förändrat arbetsinnehållet och arbetsfördelningen för ett flertal medarbetare. Årsredovisningen har också omarbetats och gjorts mer tillgänglig digitalt. Ett flertal förbättringar har gjorts i upplägget med ekonomissystemet vilket gett ett effektivare arbetssätt. Kontoret har pga att personal har slutat också haft en arbetsmässigt ansträngande höst.

IT-kontoret

Verksamheten har präglats av omfattande utvecklingsinsatser inom en mängd olika områden. Införande av nytt lagringssystem, backupfunktion, påbörjad implementation av ny utskriftslösning, planering av Digitaliseringsprojektet samt utrullning av 1500 nya skoldatorer för att nämna några enskilda aktiviteter. Det pågående arbetet med att införa ramverket ITIL och dess arbetsprocesser för att vidareutveckla servicen och tjänsteleveranserna från IT-kontoret har fortsatt med hög intensitet. Parallellt med allt detta har den dagliga driften av kommunens alla IT-system samt telefonilösningar upprätthållits och utvecklats. Service och support till alla användare har getts med högt kundfokus; 13 631 ärenden har behandlats och 26 336 samtal har inkommit till supporten under 2016.

Kansliet

Införande av ärendehanteringssystemet Evolution har avslutats. Drift, support och utbildning i systemet bedrivs i ordinarie linjeverksamhet. Kansliet har genomfört utbildningsinsatser för förvaltningens personal om kommunallagen, offentlighet och sekretess samt förvaltningslagen.

Kansliet driver tre förvaltningsövergripande utvecklingsprojekt; förstudie till dokumenthantering, e-arkiv och delprojektet nämndadministration inom ramen för projektet administrativa stödprocesser.

Under 2016 ökade behovet av gode män dramatiskt i samband med ett stort antal ensamkommande flyktingbarn. Trots detta lyckades behovet tillgodoses, främst genom informationsinsatser och att många visat intresse för uppdragen.

Kommunikationskontoret

Kontoret har deltagit i arbetet kring administrativ översyn och kundtjänst, samt ansvarat för delprojektet samlad kundtjänst. Kontoret har även genomfört en omfattande verksamhetsanalys av kommunens behov av telefoni och tillhörande tjänster, inför en större upphandling som genomförts under året och som avslutas i början av 2017.

En verksamhetsanalys av såväl intranät som extern webbplats har påbörjats. Under 2017 kommer båda webbplatserna att byggas om och anpassas utifrån de synpunkter som kommer fram.

Ett annat starkt fokusområde har legat på kommunens inriktning mot 10 000 nya Luleåbor, bland annat via kommunens arrangemang i Almedalen. Närmare nio av tio Luleåbor idag känner till ambitionen att Luleå ska växa med 10 000 invånare och ungefär 65 procent anser att tillväxten är positiv för kommunen.

Under året har Kommunikationskontoret producerat närmare 100 trycksaker, exempelvis sex nummer av tidningen Vårt Luleå. För att möta förvaltningarnas behov av ökat strategiskt stöd i kommunikationsfrågor, har detta varit ett fokusområde i det kommunikatörsnätverk som kontoret ansvarar för.

Personalkontoret

Har tagit fram en ny HR-strategi för kommunen och en personalpolicy för hela koncernen och samtidigt kunnat reducera antalet styrande dokument. I samverkan med förvaltningar och de fackliga organisationerna har en revidering och förtydligande gjorts av det partsforum där kommunen hanterar kraven utifrån medbestämmande- och arbetsmiljölagen. Personalsystemet är centralt för många andra system i kommunen och en modernare plattform har införts med registrerings- och läsfunktioner för mobil. Inom lönebildningsområdet har en ny modell för central lönesättning och en lönestrategi tagits fram.

Kompetensförsörjningen blir allt svårare i flera yrkesgrupper därför prövas nya vägar för att nå presumtiva medarbetare. Aktivt arbete med sociala medier är framgångsrika exempel. Under året har vi utvecklat samarbetet med femkantens kommuner kring rekryterings- och marknadsföringsinsatser. En upphandlad förmånsportal är också en del i attraktionsarbetet. En överklagan har dock fördröjt arbetet avsevärt.

Långtidssjukfrånvaron bland kvinnor ökar i kommunen och inslaget av psykisk ohälsa inte minst. Genom ett avtal med Försäkringskassan skapas möjligheter att kartlägga utifrån diagnos och arbetsplatser. Nya arbetsmiljöbestämmelser gällande organisatorisk och social arbetsmiljö har inneburit att arbetsmiljöarbetet har setts över.

Samhällsutvecklingskontoret

Har tagit fram och förankrat en aktualitetsförklaring och revidering av översiktsplanen. Arbetet med utvecklingsplaner har resulterat i ett material för Råneå, Hertsön/Lerbäcken och Luleå centrum som är färdigt för politisk förankring och myndighetssamråd.

Arbetet kring bostadsförsörjning för nya luleåbor har fått en utvecklad struktur och kontoret deltar i arbetet. Markanvisningen för första etappen av Kronandalen har getts stöd och programsäkrats. Naturvårdsprojektet Guldkant och arbete med borgmästaravtal för ett mer ambitiöst klimatarbete än EU:s mål har fortsatt.

Arbetet med social utveckling har under året resulterat i ett utvecklat kommungemensamt arbetet kring samverkan för barn och unga. Förändringsarbete i syfte att tydliggöra roller och ansvar har påbörjats rörande tillgänglighetsfrågorna. Den gemensamma strukturen för jämställdhetsintegrering har vidareutvecklats främst genom flertalet utbildningar.

Tillväxtkontoret

Har fortsatt att utveckla det internationella samarbetet genom att delta i internationella organisationer, relationer med vänorter och partnerstäder, mottagande av inkommande delegationer, samordnande av utgående delegationer samt internationella projekt.

Kontoret har arbetat med strategisk näringslivsutveckling genom strategiarbete samt medverkat i framtagande, finansiering och styrning av utvecklingsorganisationer och utvecklingsprojekt.

I arbetet med marknadsföring av platsen Luleå har kontoret under året tillsammans med externa nyckelaktörer arbetat fram underlag till reviderad varumärkesstrategi, kontoret har fortsatt marknadsföringsarbetet med kampanjen Original Luleå Story.

Kontoret har deltagit i arbetet med utvecklingsplaner samt fortsatt arbetat med att stödja förvaltningarnas arbete med EU-finansiering genom att anställa en EU-strateg.

Verksamhetens redovisning

Ekonomi


Resultaträkning, tkr


Verksamhetens intäkter

96 734

Verksamhetens kostnader

-362 350

Kapitalkostnader

-14 932

Nettokostnader

-280 548

Kommunbidrag

306 483

Resultat

25 936

 

Investering


Investeringsredovisning, tkr


Nettoinvestering

25 064

Årsbudget

6 200







Avvikelse

-18 864

 

Nyckeltal






År:

2012

2013

2014

2015

2016

Antal tillsvidareanställda 31/12

-

-

-

-

169

Antal visstidsanställda 31/12

-

-

-

-

17







 

Nämndens styrkort

Mål för att: Genomföra programmens intentioner med särskilt fokus på avgörande faktorer för 2016

Genomföra aktiviteter utifrån genomförd programmålanalys

Fler ska välja Luleå som bostadsort

Modell för medborgardialoger är beslutad och implementerad

Mål för att: Utveckla Luleå till Sveriges Kvalitetskommun 2017

Sammanhållet förslag för genomförande av samlad kundtjänst gentemot medborgarna

Omhänderta utpekade förbättringsområden utifrån Kommunkompassen

Enhetlig modell för systematiskt kvalitetsarbete

Mål för att: Skapa förutsättningar för att följa och jämföra resultat av utförd service

Utfärda och följa upp servicedeklarationer

Kundmätning kontorsvis ska analyseras och vid behov leda till åtgärder

Öka antalet externa och interna e-tjänster

Genomföra aktiviteter utifrån KLF:s handlingsplan för jämställdhetsintegrering

Mål för att: Chefer ska ges rätt förutsättningar för att utöva gott ledarskap

Chefer upplever att de har rätt förutsättningar att utöva sitt ledarskap.

Mål för att: Ta fasta på och utveckla hälsofrämjande arbetsplatser

Gott hälsoläge ska prägla arbetsplatsen

Handlingsplan utifrån medarbetarenkät

Mål för att: Bedriva verksamheten inom angivna kommunbidrag (nämnder) och ekonomiska mål (bolag)

Resultat > 0

Mål för att: Frigöra resurser genom effektiviseringsåtgärder

Vidta åtgärder utifrån genomförd inköpsanalys

Utvecklad administrativ samordning inom KLF

Målet har uppnåtts

Målet har delvis uppnåtts

Målet har inte uppnåtts